Proeftuin voor zorginnovaties

Het Care Innovation Center West-Brabant verbindt zorggerelateerde partijen vanuit overheid, onderwijs het bedrijfsleven met elkaar. Dit doen we om zorginnovaties en - initiatieven voor een breed publiek toegankelijk te maken. Bijvoorbeeld tijdens de opleiding van zorgprofessionals maar ook bij de zorgconsument thuis. Goede ideeën in de zorg starten daarom bij het Care Innovation Center West- Brabant.

GGZ WNB gaat met virtuele robot de strijd aan tegen administratieve lastendruk

GGZ Westelijk Noord-Brabant (GGZ WNB) zet een virtuele robot in om de administratieve lastendruk te verlichten. De intelligente robot wordt ingezet om eenduidige en handmatige taken automatisch te verwerken. Op die manier ondersteunt de robot hulpverleners en het medisch secretariaat, zodat er meer tijd besteed kan worden aan de zorg voor cliënten.

Toename administratieve lastendruk

“De administratieve lastendruk in de GGZ is in de afgelopen jaren exponentieel toegenomen,” vertelt Lex de Grunt, bestuurslid van GGZ WNB. “Er wordt van ons, en vooral van onze hulpverleners, steeds meer gevraagd wat betreft registratie, metingen en verantwoording. Wij proberen de tijd die wij daaraan besteden zoveel mogelijk te beperken, zodat dit niet ten koste gaat van de tijd voor onze cliënten. Deze virtuele robot helpt ons daarbij.”

Naast de toenemende administratie worden werkprocessen steeds vaker gedigitaliseerd. Sommige informatiesystemen die deze processen ondersteunen laten zich niet, of slechts in beperkte mate koppelen. Dit leidt ertoe dat administratieve gegevens vaak handmatig moeten worden verwerkt, met alle administratieve werklast voor de medewerkers tot gevolg.

Door inzet robot meer tijd voor cliënt

GGZ WNB en VANAD Enovation hebben een oplossing gevonden voor deze uitdaging: de inzet van een virtuele robot, ontwikkeld met intelligente software (Blue Prism). Hiermee kunnen routinematige werkzaamheden geautomatiseerd verwerkt worden. GGZ WNB zet de robot sinds december 2015 in voor de verwerking van de aanmelding van nieuwe cliënten door de huisarts in het elektronisch patiëntendossier (EPD). De resultaten zijn zeer positief. De inzet van de robot heeft ervoor gezorgd dat een medewerker van het betrokken medisch secretariaat 20% meer tijd heeft voor complexere taken en ondersteuning van hulpverleners.

Eén van de medewerkers van GGZ WNB vertelt: “Eentonige en tijdrovende handelingen in het aanmeldproces zijn door de robot overgenomen. Dat is erg handig! Daardoor hebben wij als secretariaat meer tijd voor de meer complexe registratiewerkzaamheden.”

Het is de bedoeling dat de virtuele robot in de toekomst bij meer routinematige processen in de organisatie gaat worden ingezet, zoals de mutatie van cliëntgegevens en de (controle op) administratieve verantwoording van geleverde zorg. Hiermee levert de robot een directe bijdrage aan de terugdringing van de administratieve werklast, met meer tijd voor de cliënt als resultaat.